Monthly Archives: March 2014

Semdu ekki af þér þegar þú kaupir upplýsingakerfi!

Eftir að hafa nýlega kynnst samningamálum milli fyrirtækja og upplýsingatæknibirgja á Íslandi um kaup og innleiðingu á stærri upplýsingakerfum, slær það mig hversu ólíkt þetta íslenska umhverfi er frá því sem ég hef kynnst annarsstaðar í Evrópu.

Gott upplýsingakerfi getur gefið fyrirtækjum samkeppnisforskot með því að minnka kostnað við vörukaup og sölu, styrkt tengsl viðskiptavina við fyrirtækið, auðveldað samninga við vörubirgja, aukið ánægju viðskiptavina osfrv. Í dag eru mörg fyrirtæki með samtengd upplýsingakerfi þar sem t.d. sala, innkaup, birgðahald, viðskiptamannabókhald, þjónustustjórnun, búðarkassar, innheimta,  osfrv. fer fram innan sama kerfisramma. Dæmi um slík kerfi er Dynamics AX, SAP, Oracle, Dynamics NAV ofl.

Svona upplýsingakerfi eru blanda af vöru (hugbúnaði) og þjónustu þar sem kerfið þarf að innleiða í fyrirtækinu með ákveðnu ferli. Kerfi geta verið nokkuð mismunandi, það geta verið fleiri uppsetningarmöguleikar á kerfinu, og birgjar geta búið yfir mismunandi þekkingu og reynslu.

Við kaup á þessum kerfum þarf því að velja á milli kerfa og birgja. Þar sem kostnaður við innleiðingu getur hlaupið á tugum eða hundruðum milljóna þarf að undirbúa þessa vinnu vel. Val á milli kerfa og birgja á að byggjast á greiningu á þörfum fyrirtækisins og svo á tilboðum frá birgjum, sem sýna hvernig þeirra upplýsingakerfi og þjónusta mun mæta þessum þörfum. Fyrirtækið þarf því að búa til útboðsgögn sem gera birgja kleift að koma með sem nákvæmast tilboð og gerir kaupanda kleift að velja á milli tilboða á hlutlausum grundvelli.

Eftir að kerfi og birgjar hafa verið borin saman er farið í samningaviðræður við þann birgja sem hefur komið með hagkvæmasta tilboðið mtt. verðs, innleiðingaráætlunar, áhættustýringar, virkni kerfis og uppsetningar.

Slíkir samningar þurfa að taka á þáttum eins og skilgreiningum á hugtökum, samsetningu á kostnaði, borgunaráætlun, árangurskröfum til birgja, kröfum til uppsetningar og innleiðingarferla, prófunum á kerfinu, þjálfun starfsmanna, hvert á að leita ef menn verða ósammmála, hvað á að gera ef skil dragast á langinn, hvort hægt sé að sekta birgi, tímaframlagi fyrirtækis, kröfum til kunnáttu birgja, uppsagnarákvæðum osfrv. Þarna er um að ræða langan lista af atriðum sem verður að ræða og semja um „á meðan allir eru vinir” og áður en byrjað er á verkefninu.

Svo virðist vera sem þrennu sé ábótavant á Íslandi þegar að kemur að þessari tegund samninga.

Í fyrsta lagi eru ekki til staðlaðir samningar frá óháðum aðila um kaup á svona upplýsingakerfum á Íslandi. Hér er um að ræða staðla sem fyrirtæki geta notað við samningagerð við birgja og þá treyst því að samningurinn taki á öllum nauðsynlegum atriðum. Dæmi um svona samninga eru t.d. K01, K02 og K03 samningsstaðlarnir sem gefnir eru út af Digitaliseringsstyrelsen í Danmörku. Ég heyri að fyrirtæki á Íslandi eru að reiða sig á uppsetningar á samningum frá birgjum eða uppsetningar frá öðrum samningsverkefnum. Þetta þýðir að annaðhvort er samið út frá samningsformi birgjans, sem þá er að öllum líkindum hliðhollt birgja mtt. krafna og ábyrgðar, eða það verður að aðlaga t.d. fjárfestingarsamninga eða þjónustukaupasamninga að flóknum uppsetningar og –innleiðingarverkefnum. Þessu er hægt að líkja við að semja um húsbyggingar með því að nota samninga um bílakaup. Þetta eykur hættuna á að mikilvæg atriði komi ekki fram í samningnum og séu ekki rædd í byrjun verkefnis.

Í öðru lagi – ef tekið er mið af sumum þeim samningum sem hafa verið notaðir við kaup á upplýsingatækni á Íslandi – virðast íslensk upplýsingakerfi vera svo sérsök að það er ekki hægt að ábyrgjast að þau virki þegar þau eru tekin í notkun. Gallar í uppsetningu geta til dæmis ekki verið birgjum að kenna og birgjar takmarka ábyrgð sína við tæknilega virkni kerfisins. Eftir að hafa tekið þátt í sölu og innleiðingum á kerfum annarsstaðar í heiminum, þar sem birgjar taka mun víðtækari ábyrgð, er erfitt að skilja að uppsetning og innleiðing íslenskra upplýsingakerfa skuli vera svona frábrugðin reglum um slíka innleiðingu í öðrum löndum. Þetta eykur hættuna á því að fyrirtæki fái afhent kerfi sem ekki uppfylla þær kröfur sem gerðar voru í upphafi og verði að borga birgja aukalega fyrir að fá kerfið til að virka. Þessu má líkja við að það sé byggt hús þar sem gleymist að setja í glugga og kaupandi verði að borga byggingarvertakanum aukalega fyrir að lagfæra það.

Í þriðja og síðasta lagi virðist vera hefð fyrir því á Íslandi að fyrirtæki borgi einfaldlega það sem innleiðing upplýsingakerfa kostar án þess að hafa miklar forsendur fyrir upprunalegum verðútreikningum, samræmi í verkáætlunum og forsendur fyrir verktímum. Þetta er kallað innleiðing eftir tíma og efni (time and material). Það hefur því ekki verið samið um t.d. markverð (e. target price) í upphafi eða áætlanir gerðar um hvað eigi að að hafast ef birgir fer fram úr áætlunum á verktíma; hvort eigi að lækka tímaverð, beita dagsektum eða endurskipuleggja verkefnið. Það virðist vera litið á það sem náttúrulögmál að þessi verkefni fari fram úr áætlun – oft margfaldlega fram yfir upprunalega kostnaðaráætlun – og að fyrirtæki einfaldlega borgi brúsann. Þetta jafngildir því að semja um húsbyggingu, áætla lauslega tímaáætlun og tímaverð og svo byrja á verkefninu. Svo þegar koma upp breytingar, tafir og nýjar áherslur (sem alltaf á sér stað í svona verkefnum) verður að bæta við tímum og senda auka reikninga. Markverð, tímaáætlanir og breytingar á tímaverði eru hvatningakerfi sem fyrirtækið getur notað til að halda í við kostnað og breytingar í verkefnum.

Ofangreint má eflaust – eins og margt annað á Íslenskum markaði – rekja til smæðar markaðarins. Það er ekki um marga birgja að velja og ef það er lítil samkeppni hefur það áhrif á hvernig hægt er að semja við birgja. Svo virðist sem mörg íslensk fyrirtæki haldi tryggð við sama upplýsingatæknibirgjann í langan tíma og hugsi ekki um að gefa öðrum tækifæri til að spreyta sig þegar velja á nýtt kerfi. Innleiðing stærri upplýsingakerfa einkennist einnig af þekkingarmisræmi sem skapast milli fyrirtækis og birgja þar sem fyrirtæki velur og innleiðir svona upplýsingakerfi kannski 5-10. hvert ár.

Nokkur góð ráð:

  1. Láttu óháðan aðila gera þarfagreininguna.
  2. Settu upp stöðluð útboðsgögn.
  3. Láttu fleiri en einn birgja bjóða í verkefnið með fleiru en einu kerfi.
  4. Notaðu staðlaða aðferð til að bera saman birgja og lausnir.
  5. Tryggðu að samningsformið sem notað er sé jafn hliðhollt fyrirtæki og birgja.
  6. Tryggðu að samningurinn taki á öllum þeim atriðum sem taka þurfi á mtt. innleiðingar á þessari tegund upplýsingakerfa.
  7. Tryggðu að ábyrgðarákvæði séu skýr og sýni hvað það er sem birgir á að skila af sér og hvað það er sem kerfið á að geta eftir skiladag.
  8. Tryggðu að verðákvæði séu skilgreind sem markverð og það séu ákvæði um hvað eigi að gerast ef birgir fer frem úr áætlun.
  9. Hafðu í huga þær forsendur sem liggja að baki því verði sem gefið er upp í tilboðinu.
  10. Notaðu samninginn í innleiðingarferlinu til að vaka yfir skilum, hegðun og frammistöðu birgja.